¿Después de DIGITALIZAR podemos ELIMINAR los Documentos de ARCHIVO?

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Por Eliana Salgado de ChannelPlanet. Bogotá D.C. 20/05/16

En nuestro proceso de construcción de contenidos académicos y en los seminarios que realizamos conversamos con muchas personas, por lo tanto escuchamos gran cantidad de inquietudes y experiencias. Una de las dudas que notamos es si pueden eliminar documentos de archivo después de haberlos digitalizado. Esta idea les suena muy bien porque, tal como indican, “ahorran espacio interno, evitan gastos de custodia física de documentos y se ahorran la administración de tanto papel”.

De hecho hay quienes sacan pecho muy orgullosos por haberle ahorrado a sus empresas mucho dinero por eliminar documentos, después de haberlos digitalizado, sin cumplir aún su tiempo de retención.  ¿Si la tecnología ya está por qué no usarla?

Estamos de acuerdo 100% en que la tecnología es para usarla, pero CUIDADO! no reemplace un problema por otro que puede ser mucho más grave.  Los tiempos de retención de cada documento deben respetarse y si en su Tabla de Retención Documental -TRD- se ha establecido que los documentos de ciertas series documentales se conservarán en original por un lapso de 5, 10, 15, 80 o 100 años, deben respetar este tiempo de retención en el formato original del documento.  Es importante recordar que una digitalización NO SUSTITUYE al documento original en papel.   CONOCE aquí los OBJETIVOS del Seminario.

Para algunos el uso de herramientas como el estampado cronológico es suficiente para validar que el documento digitalizado es copia auténtica del original pero no es así, el estampado cronológico indica que el documento fue digitalizado en una fecha y hora precisas, y que desde ese momento no ha sufrido cambios, pero NO CERTIFICA que tenga validez jurídica.

Con lo anterior no estamos cuestionando la utilidad de la digitalización, pues por supuesto es una herramienta fundamental que nos apoya en el trabajo diario y es clave para evitar el manejo de muchos documentos que no necesitamos mantener en original, ni conservar en el tiempo.

En cuanto a los documentos de Archivo que debemos conservar en su formato original durante años, por ejemplo algunos de los contenidos en expedientes historias laborales, entre otros, la digitalización es un apoyo excelente para evitar su deterioro y manejar su consulta permanente, pero NO para sustituirlos con fines de eliminación.  Cuidado! A veces podemos, pero NO DEBEMOS! Que una mala decisión no le traiga dolores de cabeza!.

2 comentarios en “¿Después de DIGITALIZAR podemos ELIMINAR los Documentos de ARCHIVO?

  1. De acuerdo, la digitalización es de gran ayuda al momento de requerir la información de forma inmediata. Esto siempre y cuando la tengamos organizada y sepamos su ubicación para ganar tiempo. Pero es cierto que algunas series documentales no pueden ser eliminadas físicamente reemplazándolas por “digitalización” se deberán conservar por el tiempo estipulado en la TRD conforme a lo establecido por ley. En conclusión tener la información DIGITALIZADA en lo mejor que las empresas pueden hacer, optimizando el espacio físico y ahorro en $$.

  2. EN LA EMPRESA DONDE TRABAJO COMO AUXILIAR DE ARCHIVO NO TIENEN TRD Y MI PREGUNTA ES COMO SE EN QUE TIEMPO PUEDO ELIMINAR LA DOCUMENTACIÓN QUE EN LA ENTIDAD SE GENERA ES UNA EMPRESA QUE SE DEDICA A LA FABRICACION Y COMERCIALIZACION DE SACOS DE POLIPROPILENO Y SE GENERAN EGRESOS,ORDENES DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO,VARIABLES DE EXTRUSORAS,POLIPROPILENO CON TODA LA MATERIA PRIMA QUE SE NECESITA PARA ELABORAR UN SACO

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